kurse.li

Webseite. Online Kursanmeldung.

Schnittstelle. Backoffice.

Berufliche Weiterbildung in Liechtenstein

Webseite und online Kursanmeldung mit Schnittstelle zum Backoffice Software für die Kursverwaltung.

Ausgangslage

Bisher wurden Kurse in mühsamer Handarbeit in Worddokumenten und Excel-Arbeitsmappen angelegt und verwaltet. Ein Kursteilnehmer konnte sich zwar online im Web an einem Kurs anmelden, aber der nachgelagerte Prozess der Kursabwicklung musste wiederum manuell erfolgen: Händisches Abtippen der Kursteilnehmerdaten, manueller Versand von Kursbestätigungen oder -absagen, manuelle Übergabe der Daten an die Fakturierung usw. Dadurch waren die Prozesse zeitaufwendig, und die Gefahr von Fehlern war gross.

Optimierung interner Geschäftsprozesse

Das neue System besteht aus vier Teilen:

Homepage mit Web-Frontend zur Kursanmeldung
Hier werden alle aktuellen und zukünftigen Kurse angezeigt, und Kursteilnehmer können sich für einen Kurs anmelden. Bei jedem Kurs sieht der Benutzer, wie viele Plätze noch frei sind. Ein Kursteilnehmer kann entweder eine Privatperson oder eine Firma mit mehreren Teilnehmern sein.

Neben der Kursinformation bietet die Homepage weitere Hinweise, die über ein Content Management System (CMS) verwaltet werden.
Das kurse.li Backoffice
Dieses Programm wurde individuell entwickelt und auf die kurse.li Abläufe und Prozesse optimiert und bildet mit dem Web Frontend verschmolzen die zentrale Drehscheibe des Systems. Hier werden Kurse angelegt und zur Veröffentlichung im Web freigegeben. Die Freigabe erfolgt mit einem Klick. Kursanmeldungen über das Web werden automatisch angezeigt. Kurse können mit einem Klick bestätigt, zugesagt oder abgesagt werden. Bei der Zusage werden im Hintergrund alle Rechnungen erstellt. Das System erkennt dabei automatisch, ob eine Rechnung für eine Privatperson (eine Anmeldung) oder für eine Firma (mehrere Anmeldungen) angelegt werden muss.
Fakturierung und Buchhaltung
Für die Verwaltung der Rechnungen wurde das Faktura-Programm der Firma Profinanz verwendet. Dieses bietet den grossen Vorteil, dass es durch offene Schnittstellen möglich ist, direkt aus dem kurse.li Backoffice die Rechnungen anzulegen. Zudem besitzt die Profinanz-Fakturierung eine automatisierte Übergabe der offenen Posten an das Buchhaltungsprogramm SAGE, welches bereits bei kurse.li im Einsatz war.
Newsletter-Modul
Dieses Modul ist Teil des Content Management Systems. Die E-Mail-Adressen für den Versand der Newsletter werden voll automatisiert aus dem kurse.li Backoffice eingespeist. Optional können E-Mail-Adressen aus anderen Quellen importiert werden. Eine An- und Abmeldung vom Newsletter ist auf der Homepage integriert und stellt sicher, dass abgemeldete E-Mail-Adressen in Zukunft nicht mehr angeschrieben werden. Der Prozess entspricht auch den aktuellsten Datenschutzbestimmungen.

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Kunde

kurse.li Stiftung für Berufliche Weiterbildung im Fürstentum Liechtenstein
Zollstrasse 23
9494 Schaan
Liechtenstein

Telefon +423 235 00 60

info@kurse.li
www.kurse.li

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